Pavel Ernesto Arribas Leiva - El Poder del Vapor
El Poder del Vapor es una tienda especializada en productos de vapeo ubicada en Móstoles (Madrid), referencia para clientes que buscan cigarrillos electrónicos, líquidos y accesorios con asesoramiento experto. Con varios años de trayectoria y una base de clientes fiel, combina venta presencial y servicio cercano con una oferta amplia y en constante renovación. En un contexto de creciente demanda y competencia en el canal digital, la capacidad de gestionar catálogo y stock con precisión y rapidez se ha convertido en un factor clave para sostener su posición en el mercado local y potenciar su crecimiento.
Digitalización de catálogo y ventas online con Odoo
El Poder del Vapor, tienda de referencia en productos de vapeo en Móstoles, afrontó la necesidad de abandonar una gestión fragmentada en hojas de Excel para centralizar catálogo, precios, stock y ventas, y abrir un canal online. El proyecto consistió en desplegar una tienda eCommerce completa sobre Odoo, migrar el catálogo desde Excel, activar la gestión de inventario en tiempo real, configurar promociones y una operativa de venta integrada con pagos y envíos, y formar al equipo. El resultado es un sistema unificado que controla stock y pedidos de forma centralizada, habilita el canal online y mejora la agilidad comercial y la eficiencia operativa tanto en tienda física como en la venta digital.
Reto
El Poder del Vapor gestionaba su catálogo, tarifas y existencias en hojas de Excel independientes, lo que suponía un esfuerzo manual elevado y un riesgo recurrente de incoherencias en precios, stock y referencias. Esta forma de trabajo dificultaba la apertura de un canal online, ya que no existía una “fuente única de verdad” para productos e inventario. La organización detectó una clara oportunidad: consolidar toda la información en una única plataforma, disponer de control de stock en tiempo real y habilitar una tienda online que extendiera su alcance más allá del punto de venta físico. El reto pasaba por realizar la transición sin interrumpir la operativa diaria, aprovechando el conocimiento del equipo y manteniendo la cercanía que caracteriza a la tienda.
Enfoque
El proyecto se estructuró en varios bloques de trabajo coordinados sobre Odoo:
- Tienda online en Odoo con eCommerce integrado: Se diseñó y configuró un sitio web con tienda online responsive, alineado con la imagen de El Poder del Vapor y orientado a una experiencia de compra sencilla y segura. El eCommerce se conectó directamente con la base de datos de productos e inventario para garantizar que precios, descripciones y stock visibles en la web fueran siempre actuales.
- Migración de datos desde Excel a Odoo: Se preparó la importación desde las hojas de cálculo existentes, consolidando productos, variantes, categorías y tarifas en una única base de datos. Este proceso permitió depurar duplicidades, homogeneizar nombres y estructuras y establecer un modelo de datos robusto para la gestión futura del catálogo.
- Gestión de almacén e inventario en tiempo real: Se activó el módulo de inventario de Odoo para registrar existencias, movimientos y ajustes, así como alertas de stock mínimo. Con ello, la tienda obtuvo trazabilidad de entradas y salidas, reduciendo roturas de stock y mejorando la planificación de compras.
- Promociones, descuentos y reglas de pricing: Se configuraron reglas de precios, cupones y campañas temporales, permitiendo a El Poder del Vapor lanzar promociones de forma rápida, medir su impacto y ajustar la política comercial sin necesidad de modificar manualmente hojas de cálculo.
- Operativa de venta integrada: Se integraron pasarelas de pago y métodos de envío, automatizando confirmaciones, emails y notificaciones al cliente. El flujo pedido–pago–envío quedó trazado dentro de Odoo, facilitando seguimiento y atención postventa.
- Formación y acompañamiento al equipo: Se impartió formación al personal para el uso diario de catálogo, pedidos, logística y promociones, asegurando la adopción de la herramienta y reduciendo la dependencia de Excel.
Ciertos detalles técnicos se han adaptado u omitido para cumplir con NDA y políticas de Seguridad de la Información.
Resultados
- Control centralizado del catálogo y del inventario en una única base de datos, eliminando duplicidades y errores derivados de la gestión en Excel.
- Apertura del canal online, con una experiencia de compra clara, medible y conectada al stock real, lo que amplía el alcance más allá de la tienda física.
- Agilidad comercial: capacidad para lanzar promociones, ajustar precios y gestionar descuentos desde Odoo en cuestión de minutos, sin reprocesar ficheros.
- Eficiencia operativa: reducción estimada del 20–30% del tiempo dedicado a tareas manuales de actualización de catálogo y control de stock, y mejora de la trazabilidad de pedidos y existencias.
- Soporte al crecimiento: un sistema integrado que permite escalar volumen de pedidos y ampliar catálogo manteniendo control y calidad de servicio, tanto en el punto de venta físico como en el canal online.
Con este proyecto, El Poder del Vapor ha pasado de una gestión fragmentada basada en hojas de cálculo a una plataforma sólida sobre Odoo que sustenta su evolución comercial y operativa en el medio y largo plazo.