Torino RC Ingenieros, S.L.
Torino RC Ingenieros, S.L es una compañía española dedicada en exclusiva a la emisión de certificados energéticos oficiales para electrodomésticos, dando servicio a distintos actores del sector de la construcción, la rehabilitación y la distribución. Opera a nivel nacional, especializado en la gestión normativa y documental de este tipo de certificaciones. Torino RC Ingenieros, S.L se posiciona como un actor relevante en un nicho muy regulado, donde la agilidad operativa y la precisión en la documentación son fundamentales para mantener la confianza de clientes y organismos oficiales.
Automatización de documentos oficiales para la Comunidad de Madrid
Se diseñó e implantó un bot corporativo para automatizar la generación de un documento oficial en la plataforma de la Comunidad de Madrid, reduciendo la intervención manual y el riesgo de errores. El objetivo fue ganar velocidad, fiabilidad y trazabilidad en un punto crítico del proceso de certificación, reforzando al mismo tiempo el cumplimiento normativo.
Reto
El proceso de tramitación incluía la elaboración recurrente de un documento oficial a través de la plataforma de la Comunidad de Madrid, con un alto componente manual y repetitivo.
Este trabajo consumía tiempo del equipo, era sensible a pequeños errores y suponía un punto de fricción en la experiencia diaria de los trabajadores.
Enfoque
Se optó por crear un bot que automatizara la preparación y generación del documento oficial, apoyándose en la información ya disponible en los sistemas internos del cliente y en la operativa de la plataforma de la Comunidad de Madrid.
El enfoque se centró en:
- Estandarizar la información necesaria para el documento.
- Definir una secuencia clara y repetible de pasos que el bot ejecuta de forma consistente.
- Integrar el uso del bot en el día a día del equipo con una interacción simple y guiada.
Resultados
La automatización de este documento oficial ha generado impactos relevantes para el cliente:
- Reducción de tiempos de tramitación en la generación del documento
- Disminución de errores y retrabajos, al estandarizar la información y reducir la intervención manual
- Mayor seguridad y coherencia en el cumplimiento normativo, gracias a un proceso controlado y homogéneo.
- Mejor experiencia para el equipo, que libera tiempo para tareas de mayor valor
Este proyecto supuso un primer paso clave en la automatización del proceso de certificación, sentando las bases para iniciativas posteriores de digitalización más amplias.
Digitalización del flujo de certificados energéticos
Se ha llevado a cabo la migración del flujo de trabajo interno desde un modelo basado en archivos en Dropbox a un sistema centralizado en Odoo, añadiendo control de fases, etiquetado de documentos e implementaciones automáticas.
El proyecto persigue ordenar y profesionalizar el proceso de principio a fin, incrementando la agilidad, la trazabilidad y el control interno. Garantizando una mejora significativa en tiempos de tramitación, organización de la información y capacidad de gestión sin necesidad de aumentar el equipo.
Reto
Torino RC Ingenieros gestionaba la generación de certificados energéticos apoyándose principalmente en estructuras de carpetas en Dropbox y en tareas manuales.
Al mismo tiempo, Torino RC Ingenieros quería reforzar su posicionamiento en el sector, prepararse para gestionar un mayor volumen de certificados y mejorar tanto la experiencia interna del equipo como la percepción de profesionalidad de sus clientes.
La dirección mostró una clara orientación a la mejora de procesos y a la digitalización, viendo en este proyecto una oportunidad para dar un salto de madurez operativa sin perder la flexibilidad propia de una empresa pequeña.
Enfoque
El proyecto se centró en transformar el proceso de generación de certificados energéticos en un flujo único, trazable y gestionado desde Odoo, sustituyendo progresivamente el uso de Dropbox como sistema principal de trabajo.
Se abordó mediante:
- Revisión y estandarización del proceso: análisis del flujo existente y definición de un ciclo de vida claro para cada certificado, con etapas y responsabilidades bien delimitadas.
- Centralización en Odoo: migración de la gestión operativa y documental a Odoo, estableciendo un punto único de control y seguimiento de los certificados.
- Automatización y soporte digital: incorporación de automatismos en puntos clave del flujo y puesta en marcha de un bot para agilizar la generación de documentos oficiales.
- Acompañamiento al equipo: adaptación progresiva del sistema junto con el equipo, priorizando la usabilidad y una adopción sencilla en el día a día.
Resultados
Aunque el proyecto aún no está finalizado, ya se observan mejoras claras:
- Trabajo unificado en Odoo en lugar de Dropbox, con mejor organización y acceso a la información.
- Más control del proceso, con visibilidad del estado de cada certificado y planificación más sencilla.
- Mayor eficiencia operativa, gracias a automatizaciones y soporte digital a la generación de documentos.
- Imagen más profesional y base escalable, preparada para gestionar más volumen sin aumentar en la misma medida los costes.